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건물관리연구소 임소장입니다.

오늘은 관리단 운영에서 자주 놓치는 부분,

바로‘회의록 작성의 법적 의무’에 대해 이야기해보려 합니다.

회의를 정기적으로 열고 의결을 하더라도

회의록을 남기지 않으면

그 결정이 법적으로 효력을 인정받지 못하는 경우가 생깁니다.

“회의를 했다”가 아니라 “회의록으로 증명할 수 있느냐”가 중요합니다.

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회의록의 법적 근거

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집합건물법 제38조에는 관리단집회가 결의를 할 경우

그 내용을 서면으로 기록하고,

참석자 전원의 서명·날인을 해야 한다고 명시되어 있습니다.

이 조항이 바로 회의록 작성의 법적 근거입니다.

이는 단순한 형식이 아니라 ‘회의의 존재와 내용’을 증명하는 법적 증거자료의 역할을 합니다.

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따라서 결의 내용을 나중에 문제 삼거나 법적 분쟁이 발생했을 때,

회의록은 가장 강력한 증거로 사용됩니다.

 회의록 작성 시 꼭 포함해야 하는 항목

첫번째.  회의 일시 및 장소

 두번째. 참석자 명단 (위임장 포함 여부 명시)

세번째. 회의 안건

네번째. 안건별 논의 내용 및 결의 결과

다섯번째. 회의록 작성자와 참석자 서명 또는 날인

이 다섯 가지는 필수 항목입니다. 

특히 서명·날인 누락 시 효력이 없다고 판단된 사례가 많기 때문에,

회의록은 회의 당일 또는 즉시 작성하는 것이 안전합니다.

회의록의 보관 및 열람 의무

작성된 회의록은 관리단에서항상 열람이 가능하도록 보관해야 하며

구분소유자는 언제든 회의록을 열람하거나 사본을 요청할 수 있습니다.

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이것도 집합건물법에서 보장된 권리입니다.

만약 관리단이 회의록 공개를 거부하면 법적으로 문제 될 수 있고,

구분소유자는 열람청구소송을 제기할 수도 있습니다.

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A상가에서는 관리단이 특정 업체와의 계약을 회의 없이 진행했다가

입주민들이 “결의 절차가 없다”고 문제를 제기한 사례가 있었습니다.

하지만 관리단이 정상적으로 회의를 열고회의록에 참석자 서명을 받아둔 덕분에

법원은 “정상적인 결의 절차에 따라 계약이 유효하다”고 판결했습니다.

반대로 B빌라의 경우 회의를 했다고 주장했지만 회의록이 없고 문자 몇 개만 남은 상태라

법원은 회의가 실제로 열렸다고 보기 어렵다고 판단했습니다.

이처럼 회의록 한 장의 유무가 결정의 정당성을 가를 수 있습니다.

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회의록 작성 팁

관리단 회의 중 녹취나 영상 기록을 함께 남기면 나중에 회의록 보완 시 도움이 됩니다.

회의록은 PDF나 사진으로 디지털 백업을 두면 분실 위험을 줄일 수 있습니다.

위임장, 출석부, 첨부자료는 함께 보관하는 게 좋습니다.

요즘은 카카오톡이나 메신저로 회의결과만 공유하는 경우가 많지만 그건 ‘공식 회의록’이 아닙니다.

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회의록은 단순히 서류가 아니라 건물 운영의 신뢰를 지키는 장치입니다.

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서류 한 장이 소송을 막을 수 있습니다.

이번 기회에 관리단 회의록 작성과 보관 체계를 다시 한번 점검해보세요!

 다음 시간에도 더 유용한 정보로 찾아오겠습니다^^