안녕하세요. 건물관리 연구소 임소장입니다.

빌라, 상가, 오피스텔과 같은 집합건물을 관리하다 보면 

가장 민감하게 다뤄야 하는 부분 중 하나가 바로 관리비의 사용내역입니다.

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특히 소송이나 법적 분쟁이 생겼을 때 “이 비용을 관리비에서 지출할 수 있나요?”

라고  질문하시는 분들이 정말 많습니다.

오늘은 실제 사례를 기반으로 소송비용을 관리비에 지출할수 있는지를 쉽게 설명드리겠습니다.

​한 상가건물에서 과거 위탁관리업체 소속 관리소장과 상가번영회 임원 사이에 큰 갈등이 있었습니다.

이 과정에서 전임 번영회장의 관리비 집행을 둘러싼 문제가 소송으로 이어지면서

새로 구성된 번영회(관리단의 일종)이 소송에 들어간 비용을 상가 관리비에서 

처리가 가능한지 문의를 주셨습니다.

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관리규약에는 소송비용을 어떻게 회계 처리할지에 대한 조항이 전혀 없었기 때문에

상가번영회 입장에서도 기준이 없었고 쉽게 답변을 줄 수 없는 상황이었습니다.

자, 여기서 소송비용을 관리비로 처리할 수 있는지 여부는

해당 소송이 건물의 ‘관리 목적’과 직접적으로 관련이 있는가에 달려 있습니다.

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* 관리와 직접 관련된 경우 → 관리비 사용 가능

예를 들어 다음과 같은 경우라면 관리비에서 지출할 수 있습니다.

1. 승강기 유지보수 계약 문제로 발생한 소송

2. 공용부(주차장, 계단 등) 하자나 관리 책임을 둘러싼 소송

3. 관리단 대표의 권한을 두고 발생한 법적 다툼

예를 들어 건물 전체 난방 설비의 하자가 발생해 이를 시공사와 다투는 소송은 건물 ‘공용부’의 관리와

 직접적인 관련이 있으므로 관리비 사용 가능.

* 개인적인 이해관계 또는 감정싸움 → 관리비 사용 불가

반면 다음과 같은 경우에는 관리비로 지출할 수 없습니다.

1. 특정 입주민의 개인 명예훼손 소송

2. 번영회 임원 개인의 사적인 다툼

3. 개인이 부담해야 할 세금, 벌금, 과태료 등

번영회에서 입주민과 말다툼을 하다 발생한 명예훼손 소송은 건물 관리와는 무관하므로 개인이 비용을 부담해야 합니다.

이번 경우처럼 관리와 관련된 문제인지 개인 문제인지 명확하지 않은 애매한 상황에서는

관리단집회에서 안건으로 올려 입주민 의결을 통해 결정하시길 추천드립니다.

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소송비용을 관리비에서 지출하려면 반드시 아래의 절차를 따라야 합니다.

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첫번째. 규약 확인

먼저, 건물의 관리규약에 ‘비경상적 지출’(일상적인 관리 외의 특별한 지출)에 대한 

절차가 있는지 확인해야 합니다.

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규약에 관련 조항이 있다면 → 규약에 따라 진행

규약에 없다면 → 새로운 안건을 관리단집회에서 상정하여 결정

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두번째. 집회 소집 및 안건 상정

관리단집회는 모든 구분소유자에게 최소 7일 전 공고해야 하며,

소송비용 지출을 명확히 안건으로 기재해야 합니다.

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세번째.  의결 정족수 충족

집합건물법에 따라 구분소유자의 과반수 출석과 출석자 과반수의 찬성을 받아야 합니다.

예를 들어 100세대 건물이면 최소 51세대가 집회에 참석해야 하고

참석자 51명 중 26명 이상이 찬성해야 가결됩니다.

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네번째. 회계 처리

소송비용은 다음 기준으로 회계 처리해야 합니다.

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*장기 수선 적립금에서 지출 불가

→ 장기 수선 적립금은 건물의 주요 시설을 보수하기 위해

 법적으로 보호되는 금액이므로 사용하면 안 됩니다.

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*필수 관리 항목(청소, 경비, 전기세 등)에서 지출 불가

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소송비용을 관리비로 처리하기로 결정되었다 하더라도 반드시 아래의 기록을 남겨야 합니다.

1. 관리단집회 회의록

2. 구분소유자 의결서

3. 소송 관련 지출결의서 및 영수증

4. 관리비 사용 내역 보고서

5. 사전 예방 팁 – 규약 개정

이번 사례처럼 규약에 소송비용 처리 기준이 없으면 매번 혼란이 생깁니다.

따라서 규약을 개정해 명확히 기준을 추가하는 것이 좋습니다.

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소송비용을 관리비에서 지출할 수 있는지는 건물 관리와 직접 관련있는지 여부가 

가장 중요합니다.

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판단이 애매하다면 반드시 관리단집회에서 의결에 부치고 

회계 처리는 장기수선적립금이 아닌 잡수입 등 기타 항목으로 분류해주세요.

모든 과정은 공정성과 투명성을 위해 반드시 서류 기록으로 남기시는 걸 추천드립니다.

또 여기서 그칠 것이 아니라 향후 같은 문제를 예방하기 위해 규약 개정을 권장합니다!

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관리비는 입주민 개인의 것이 아니라 모두의 공동 자산이기에

소송비용처럼 민감한 지출일수록 더욱 투명하게 처리해야 합니다.

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저희 GBFnC 건물관리 연구소는 관리단 설립, 관리비 운영, 규약 개정 등

복잡한 문제를 현장 경험과 법률 지식을 바탕으로 지원하고 있습니다.

관리비 사용으로 고민이 있으시다면 언제든 문의해 주세요.

여러분의 건물이 안정적이고 체계적으로 운영될 수 있도록 함께 하겠습니다.

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이상으로 임소장이였습니다!

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